كيف تتابع شيكات ورشة السيارات؟

سجّل الشيك بوصفه ورقة مستقلة

احفظ رقم الشيك والبنك والمبلغ وتاريخ الاستحقاق واسم الساحب والعميل والملف الذي يغطيه. أرفق صورة مقروءة عند الحاجة، وحدّد مكان الأصل ومن يحفظه. إذا غطى الشيك أكثر من ملف، وثّق توزيع قيمته حتى يمكن تتبع أي تحصيل أو إرجاع لاحقًا.

ميّز الإيداع عن التحصيل

دوّن تاريخ الإيداع ومرجعه، ثم انتظر تأكيد البنك قبل اعتبار المبلغ نقدًا متاحًا. راجع كشف البنك مقابل سجل الشيكات، وسجّل الرسوم بصورة مستقلة عند وجودها. لا تجعل وصول تاريخ الاستحقاق وحده يحوّل الشيك إلى محصّل؛ الحالة تعتمد على ما حدث بالفعل.

وثّق التسليم إلى المورد

إذا سُلّم الشيك إلى مورد، سجّل الطرف المستلم وتاريخ التسليم وإثبات الاستلام والفواتير التي يغطيها. ميّز تسليم الورقة عن اعتماد التسوية بحسب الاتفاق مع المورد. احتفظ برابط واضح بين شيك العميل وذمة المورد، ولا تستخدم الشيك نفسه لتغطية تسويتين في الوقت ذاته.

أعد أثر التسوية عند الإرجاع

عند رجوع الشيك، سجّل تاريخ الرجوع وسببه ومرجع البنك، واعكس التسوية التي أحدثها إذا كانت قد سُجّلت. أعد المبلغ إلى الذمة المناسبة دون إنشاء دين إضافي فوق الدين الأصلي. إذا دفع العميل نقدًا أو أعطى شيكًا بديلًا، اربط البديل بالمطالبة نفسها واحفظ مسار الورقة القديمة.

قائمة مراجعة عملية

• سجّل هوية الشيك ومرجعه.
• حدّد مكان الأصل والمسؤول عنه.
• افصل الإيداع عن تأكيد التحصيل.
• وثّق المستلم والفواتير عند التسليم.
• اعكس التسوية دون مضاعفة الدين.
• اربط أي بديل بالمطالبة الأصلية.