كيف تنظم مشتريات قطع الغيار لكل سيارة؟

حدّد القطعة قبل طلبها

اكتب وصف القطعة والجهة المطلوبة من المركبة وأي بيانات تساعد المورد على المطابقة، مثل الطراز والسنة ورقم القطعة عند توفره. حدّد هل المطلوب جديد أم مستعمل وما الذي يشمله السعر. أرسل صورة توضيحية عند وجود تشابه بين الخيارات، ووثّق سعر المورد وموعد الوصول المتوقع قبل اعتماد الطلب.

اربط الطلب بملف الإصلاح أو حدّد أنه شراء للمخزون. هذا الفصل يمنع تحميل ملف واحد بقطع خُزنت لاستخدامها في أعمال أخرى.

افحص الاستلام وسجّل الفرق

طابق القطعة الواصلة مع الطلب والفاتورة قبل التركيب، وراجع الكمية والحالة والمحتويات المرفقة. إذا وصل الطلب ناقصًا أو مختلفًا، سجّل الجزء المستلم والجزء المنتظر بدل اعتبار الطلب مكتملًا. وثّق من استلم القطعة وأين وُضعت، حتى لا يعاد طلبها لأنها اختفت بين مكان الاستلام ومكان العمل.

عند الاستبدال أو الإرجاع، احفظ مرجع القطعة الأصلية وسبب الإرجاع وما إذا نتج عنه استرداد أو رصيد لدى المورد.

افصل تكلفة القطعة عن دفع ثمنها

تسجيل فاتورة المورد وتسجيل سدادها حركتان مختلفتان؛ دفع الفاتورة لا يضيف تكلفة شراء ثانية. وزّع الدفعة على الفواتير المقصودة، وراجع الرصيد بعد الخصومات والمرتجعات. وإذا اشتركت عدة ملفات في مواد أو طلب واحد، استخدم طريقة توزيع مفهومة وثابتة بدل تحميل كامل المبلغ لأحدها.

راجع القطع غير المستخدمة قبل إغلاق الملف. حدد ما أُعيد للمورد وما أُعيد للمخزون وما بقي متعلقًا بالعمل؛ شراء قطعة لا يعني بالضرورة أنها استُهلكت في ذلك الإصلاح.

قائمة مراجعة عملية

• ثبّت وصف القطعة قبل الطلب.
• اربط الشراء بملف أو بالمخزون.
• طابق الاستلام مع الطلب والفاتورة.
• وثّق النواقص والاستبدالات والمرتجعات.
• طابق ذمة المورد بعد كل تسوية.