01
1. ابدأ قائمة قبل الاستحقاق
اعرض البوالص التي ستنتهي خلال فترة محددة، مثل ثلاثين يومًا، ورتبها حسب التاريخ وأولوية التواصل. لا تكتفِ بتنبيه يظهر مرة واحدة؛ دوّن نتيجة الاتصال وما إذا كان العميل يريد التجديد أو تأجيله.
- تاريخ نهاية التأمين.
- العميل وطريقة التواصل.
- آخر إجراء وموعد المتابعة التالي.
02
2. أنشئ دورة مالية جديدة
عند تجديد البوليصة، احتفظ بمرجع واضح إلى البوليصة السابقة والعميل والمركبة، لكن أنشئ مستحقات وعمولات جديدة. قد يتغير السعر أو الشركة أو نوع التغطية فلا تعتمد على نسخ مبالغ العام الماضي.
- بداية ونهاية التغطية الجديدة.
- الإلزامي والشامل بشكل مستقل إذا لزم.
- قيمة الشراء والبيع والعمولة الحالية.
03
3. طابق الدفعة مع سنة التأمين الصحيحة
إذا دفع العميل على أقساط أو ترك شيكًا، سجّل كل حركة في دورة البوليصة التي تخصها. الدفعة الجزئية لا تغلق الرصيد كله، والشيك المؤجل لا يعد نقدًا محصلًا حتى تتحقق شروط الوفاء.
- الدفعات والقسط المتبقي.
- تواريخ الشيكات والمواعيد.
- أثر أي رجوع أو تعديل على الحساب.