01
عرف مصدر كل مبلغ مستحق
أنشئ الرصيد من عملية البوليصة أو تجديدها، وربطه بالعميل والشركة ونوع التغطية وتاريخ الاستحقاق. هذه المعلومات تجعل تقرير المتأخرات قابلًا للفهم بدل كشف أسماء بمبالغ مجهولة المصدر.
- مرجع البوليصة والدورة.
- القيمة والموعد.
- حالة القسط أو الدفعة.
02
توزيع الدفعات لا يقل أهمية عن قبضها
عند قبض مبلغ جزئي وزعه على الاستحقاقات الصحيحة بوضوح. إذا دفع 200 من 500، يبقى 300 على هذا الاستحقاق. أما الشيك فلا يُسجل على أنه نقد متاح إلى أن يصل إلى مرحلة الوفاء المناسبة.
- نقد وتحويل وشيك ضمن حركة مفصلة.
- متبقٍ على كل استحقاق.
- تجنب التوزيع التلقائي الخاطئ.
03
أظهر المتأخرات ومواعيد الاتصال
راجع الأقساط التي تجاوزت مواعيدها، ثم رتّب إجراءات التحصيل والتذكير. ضع ملاحظة عند أي نزاع أو وعد بالسداد، واحتفظ بحالة الشيكات الراجعة حتى لا تسقط من شاشة المتابعة.
- قائمة استحقاقات محدثة.
- مواعيد الاتصال والتسوية.
- شيكات مرفوضة أو مستحقة.